Il Consiglio Notarile di Milano ha emanato una massima in materia societaria che riconosce la legittimità di un’assemblea alla quale partecipino tutti i soggetti legittimati anche se collegati per videoconferenza, compreso il Presidente dell’assemblea medesima. Solo il Notaio (o il segretario, nell’ipotesi in cui non sia richiesto l’intervento del primo) dovrà recarsi nel luogo di convocazione.
“L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (…) può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).”
La massima trae spunto:
- dall’art. 1, comma 1, lettera q), del Dpcm 8 marzo 2020:
“q) sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalita’ di collegamento da remoto con particolare riferimento a strutture sanitarie e sociosanitarie, servizi di pubblica utilita’ e coordinamenti attivati nell’ambito dell’emergenza COVID-19, comunque garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di un metro di cui all’allegato 1 lettera d), ed evitando assembramenti;”
- e dalla natura giuridica del verbale assembleare come atto pubblico senza parti e pertanto dalla possibilità di essere redatto anche in assenza del presidente dell’assemblea, venendo sottoscritto dal solo Notaio (giusta la disgiuntiva “o” di cui all’art. 2375 c.c.) anche non contestualmente allo svolgimento dell’assemblea (come dall’ultimo comma del citato articolo).
L’elemento di novità sta nell’apertura interpretativa delle clausole statutarie che permettono l’intervento in assemblea attraverso la mezzi di telecomunicazione:
anche se il relativo articolo dello statuto prevede che l’assemblea si svolge nel luogo ove è presente il Presidente ed il soggetto verbalizzante (luogo di convocazione), secondo la massima in commento la disposizione sarà riferibile (solo) all’ipotesi nella quale il Presidente sia notarilmente costituito.
Nel caso in cui il verbale sia redatto senza costituzione di parte, come già ritenuto possibile, allora l’assemblea si svolgerà nel luogo ove è presente il Notaio (luogo di convocazione) senza bisogno che anche il Presidente sia fisicamente presente, essendo sufficiente (anzi essendo del tutto equivalente) che questo, come gli altri soggetti che hanno diritto di intervenire in assemblea, siano tutti collegati con mezzi idonei.
Particolare la circostanza che l’attività di accertamento dell’identità e della legittimazione degli intervenuti possa essere delegata dal soggetto a ciò deputato (il Presidente per il disposto dell’art. 2371 c.c.) a terzi, fra i quali il Notaio, per i soggetti che sono presenti di persona nel luogo di convocazione.
Naturalmente il verbale sarà sottoscritto dal solo soggetto verbalizzante che potrà procedere alla sua redazione anche successivamente allo svolgersi dell’assemblea entro il periodo di tempo da ritenersi congruo in relazione al grado di complessità della verbalizzazione.
Al riguardo si riporta inoltre la parte riferita al verbale assembleare quale «atto senza parti», sottoscritto ad opera del solo notaio e del quale non viene data lettura, di cui allo Studio n. 5916/I del CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO (Niccolò Abriani):
.. “In tale ipotesi, il pubblico ufficiale verbalizzante deve comunque dare atto dell’approvazione della deliberazione ad opera dell’assemblea, ma ciò non può che avvenire con modalità diverse da quelle sopra descritte” (verbale con costituzione del Presidente).
“Sembra, in particolare, che tra tali modalità possano individuarsi, e suggerirsi, le seguenti:
a) il notaio dà atto, nel verbale, che i partecipanti all’assemblea hanno avuto conoscenza in un momento precedente del testo della deliberazione, quale riportato nel verbale, e lo hanno approvato (all’unanimità, o a maggioranza);
b) il notaio dà atto, nel verbale, che il testo della deliberazione è stato letto in assemblea dal presidente, ed è stato quindi approvato dai soci (all’unanimità, o a maggioranza);
c) il notaio dà atto, nel verbale, di avere personalmente letto il testo della deliberazione in assemblea, e che a seguito di ciò è avvenuta l’approvazione da parte dell’assemblea stessa (all’unanimità, o a maggioranza).
Le tecniche redazionali sopra alternativamente indicate – che riflettono, a loro volta, diverse modalità di approvazione delle deliberazioni assembleari – devono ritenersi tutte pienamente legittime, e idonee a garantire l’efficacia probatoria privilegiata del verbale notarile (art. 2700 c.c.), che è destinata a investire, a seconda delle circostanze, le dichiarazioni rese dal notaio, o i fatti che lo stesso attesta essere avvenuti in sua presenza.”
Per tutte le altre massime ed orientamenti si veda il relativo articolo.
UNA POSSIBILE BOZZA DI VERBALE SI TROVA QUI.
Il d.l. 17 marzo 2020, n. 18 in materia di verbalizzazione ed assemblea mediante mezzi di telecomunicazione
L’art. 106 del d.l. 17 marzo 2020, n. 18, rubricato “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”, introduce previsioni fondate sull’attuale contesto emergenziale e aventi carattere essenzialmente provvisorio, poiché trovano applicazione “alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale”, ma che costituiscono il recepimento a livello normativo della soluzione già fatta propria dalla predetta massima n. 187.
Dispone infatti detto Decreto che “le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, … senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo … il presidente, il segretario o il notaio”.
Il sistema telecomunicativo scelto deve garantire l’identificazione dei partecipanti: è una identificazione di diritto societario non di legge notarile.
Il principio espresso dai Notai Milanesi è espressamente esteso dal detto D.L. anche al caso in cui lo statuto della società nulla preveda al riguardo.
Non sono introdotte deroghe, invece, alle modalità statutariamente previste per l’invio dell’avviso di convocazione che dovrà fare riferimento alla specifica modalità di intervento e potrà prevedere, “anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie” il voto “in via elettronica” (a mezzo e-mail, messaggio SMS o di altro tipo) o “per corrispondenza”, nonché “l’intervento … mediante mezzi di telecomunicazione”.
Parte dei commentatori non ritengono in questo caso che nell’avviso di convocazione possa (o debba, per alcuni) essere non previsto il luogo di convocazione dell’assemblea, perché la partecipazione in questi casi è virtuale: sono da indicarsi le modalità di partecipazione (il luogo virtuale di svolgimento dell’assemblea). Ciò, per alcuni, può avere riflessi anche sulla competenza territoriale del Notaio, ferma comunque per l’attività di verbalizzazione.
Il D.L. 18/2020 interviene anche sulle modalità di votazione consentendo di ricorrere in ogni caso alle modalità della consultazione scritta e del consenso espresso per iscritto. Deve quindi ritenersi che, ove venga sollecitata una decisione dei soci da adottarsi con tali modalità, pur in mancanza di un’espressa previsione statutaria, né gli amministratori né i soci che rappresentino 1/3 del capitale possano opporsi richiedendo la deliberazione assembleare, come pure prevede in via generale l’art. 2479, comma 4, cod. civ.
La norma è applicabile a SPA, SRL e società cooperative.
Più discussa la questione se la disciplina eccezionale sia applicabile anche alle riunione degli organi amministrativi e di controllo.
Il terzo comma dell’art. 106 con riferimento alle SRL consente anche che siano assunte mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto le decisioni normalmente da adottare con metodo assembleare (anche se non previsto dallo statuto e anche se la decisione riguardi modificazioni dell’atto costitutivo o operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale o una rilevante modificazione dei diritti dei soci o perdite del capitale superiore a 1/3): l’interpretazione più accreditata porta a ritenere che in questo ipotesi si possa del tutto prescindere dall’esistenza di un’assemblea. E’ comunque anche in questo caso da garantirsi la verbalizzazione notarile ai fini del controllo iscrizionale della decisione: il risultato può raggiungersi attraverso un verbale di deposito negli atti del Notaio della copia degli strumenti analogici o, preferibilmente, il ricevimento da parte del Notaio di una dichiarazione del rappresentante legale della società che attesta il raggiungimento del quorum deliberativo. L’Art. 2478 c.c. comma 1 n. 2, infatti, impone non l’allegazione al verbale dei documenti comprovanti la vota, ma la conservazione degli stessi agli atti della società.
L’art. 106 comma 4, 5 e 6 per le società con ampie compagini sociali (società quotate) consente all’avviso di convocazione di prevedere che l’intervento in assemblea si concretizzi solamente a mezzo del rappresentante designato.
Gli orientamenti del Comitato Triveneto in materia di assemblea e mezzi di telecomunicazione
Si fa inoltre presente che secondo l’orientamento del Comitato Triveneto non è neppure necessaria che la possibilità di partecipazione all’assemblea per audio/video conferenza sia già prevista dal vigente statuto.
L’articolo 2370, comma 4, del Codice civile, quando afferma che «lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione», non intende significare che il collegamento dei partecipanti si può effettuare solo quando lo statuto lo consente, ma va interpretato nel senso che lo statuto può regolamentare in vario modo lo svolgimento delle assemblee in audio-video conferenza, comunque consentite.
H.B. 39 – (INTERVENTO IN ASSEMBLEA MEDIANTE MEZZI DI TELECOMUNICAZIONE IN RELAZIONE ALLE POSSIBILI DIVERSE CLAUSOLE STATUTARIE – 1° pubbl. 9/17 – motivato 9/17)
Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale.
Ove i mezzi di telecomunicazione siano previsti dall’avviso di convocazione, la società dovrà rispettare il principio di parità di trattamento dei soci.
Spetta al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale, secondo principi di correttezza e di buona fede e, ove il collegamento sia predisposto dalla società, il rispetto della parità di trattamento dei soci.
Resta salva la possibilità per lo statuto di disciplinare diversamente la materia, anche in deroga alle regole della collegialità, e fermo il diritto del socio di intervenire fisicamente in assemblea.
E’ sempre possibile, con il consenso unanime dei soci, derogare alla regola statutaria.
Inerenti all’argomento sono inoltre i seguenti orientamenti:
H.B.1 – (FORMULAZIONE DELLE CLAUSOLE DI INTERVENTO IN ASSEMBLEA CON MEZZI DI TELECOMUNICAZIONE – 1° pubbl. 9/04)
Ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., lo statuto può legittimamente limitarsi a consentire l’intervento alle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione senza altro aggiungere, quindi senza disciplinare compiutamente le modalità di svolgimento di dette assemblee. In tal caso dovranno però essere attuati in concreto tutti quegli accorgimenti tecnici che consentano di effettuare gli accertamenti e di porre in essere quelle attività che devono poi risultare dal verbale ai sensi dell’art. 2375 c.c. (ad esempio: accertamento dell’identità dei partecipanti e capitale rappresentato da ciascuno; modalità e risultati delle votazioni con identificazione dei soci favorevoli, astenuti e dissenzienti; possibilità per i soci di partecipare alla discussione e di rilasciare dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno).
H.B.16 – (FORMALITÀ DI CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA DA TENERSI CON MEZZI DI TELECOMUNICAZIONE IN LUOGHI AVENTI DIVERSI FUSI ORARI – 1° pubbl. 9/06)
In caso di riunione con mezzi di telecomunicazione per la quale siano stati predisposti dalla società più luoghi collegati nei quali i soci potranno contestualmente intervenire, e detti luoghi appartengano a fusi orari diversi, è necessario che si precisi per ciascun luogo della riunione il giorno e l’ora locale di convocazione.
AGGIORNAMENTO: LA MASSIMA “200”
La MASSIMA 200 DELLA COMMISSIONE SOCIETA’ DEL CONSIGLIO NOTARILE DI MILANO riconosce che: “Sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.“
Conseguentemente si ritiene che, in tal caso, ovvero quando lo statuto contenga una tale clausola, come in quello di assemblea totalitaria, non rileva il luogo fisico dove si trovano i diversi partecipanti al procedimento assembleare, fermo restando che, nei casi in cui il verbale sia redatto per atto pubblico, il notaio rogante deve comunque trovarsi in un luogo all’interno del proprio ambito territoriale ai sensi della legge notarile.
Si precisa che tale modalità di intervento – come la clausola predetta – conserva validità anche dopo la fine del periodo emergenziale.
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