La nuova massima 200 della Commissione Società del Consiglio Notarile di Milano ammette che l’assemblea possa svolgersi solo per mezzi di telecomunicazione

È la fine della competenza territoriale del Notaio?

Per il Consiglio Notarile di Milano – a prescindere dallo normativa dettata per lo stato emergenziale dal Decreto Cura Italia – non è necessario un luogo fisico di convocazione dell’assemblea, dovendosi specificare nell’avviso di convocazione unicamente le modalità di collegamento virtuale.

In presenza di una clausola statutaria che consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – alla stregua di quanto prevede l’art. 2370, comma 4, c.c., eventualmente richiamando i principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento – l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa legittimamente indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento (con facoltà beninteso di fornire le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).

La legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va affermata quando, siffatta facoltà dell’organo amministrativo sia espressamente prevista dalla clausola statutaria che consente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c.

In tal caso, infatti, l’organo amministrativo ha la sicurezza di agire nel quadro delle regole espressamente dettate per il funzionamento degli organi sociali e consacrate nello statuto sociale, adottato in sede della costituzione o di una successiva modificazione ad opera dell’assemblea straordinaria.

L’assemblea, dunque, si svolge internamente su una piattaforma virtuale, senza più che ci sia bisogno che nessuno dei partecipanti si rechi in un qualche “luogo di convocazione” essendo questo – come detto – raggiungibile attraverso un collegamento internet. Sono dunque le credenziali di accesso alla piattaforma prescelta da indicare nell’avviso di convocazione, scegliendo una modalità che permetta al Presidente dell’assemblea di verificare l’identità e legittimazione dei soggetti che intendano collegarsi

Non è più necessario indicare, invece, il luogo fisico di convocazione, che, in effetti, viene a mancare, ma le modalità di collegamento (la piattaforma web).

Il Notaio è invitato anch’egli a partecipare al collegamento al fine di elevare verbale dell’assemblea. Questi può essere un qualunque Notaio e non più il pubblico ufficiale competente secondo il luogo (regione) in cui ha sede la società.

Anche quando sarà cessato il Decreto “Covid” sarà possibile, dunque, che le assemblee si volgano unicamente in modo virtuale: non vi è alcun diritto del singolo socio a partecipare fisicamente all’assemblea, in quanto i mezzi tecnici garantiscono, comunque, la collegialità. A tal fine è necessario che vi sia un articolo dello statuto sociale che consenta lo svolgimento nelle modalità predette, oltre che, nell’avviso di convocazione, si specifichi la piattaforma che costituisce il luogo di convocazione. La redazione del verbale può essere contestuale o non contestuale. Per quanto detto non vi è un comparente che si costituisce innanzi al Notaio, essendo il Presidente collegato per videoconferenza.

Per la tecnica di redazione il Notaio personalmente da atto che, su richiesta del Presidente dell’Assemblea, procede alla redazione del verbale dell’assemblea, la quale si svolge esclusivamente per video conferenza, come consentito dall’art. …. dello Statuto, convocata per questo giorno, ora e piattaforma telematica ….. per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno…….

Il Presidente darà atto della qualità del collegamento, che consente agli intervenuti di partecipare collegialmente all’adunanza, e che si è accertato dell’identità e legittimazione dei partecipanti.

aggiornamento in ordine alla competenza territoriale del Notaio verbalizzante:

Il Legislatore, riconoscendo la possibilità di costituire on line le srl ovvero mediante l’utilizzo di una piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato, ha previsto che:

• se le parti sono residenti all’estero, qualsiasi notaio italiano potrà ricevere l’atto;
• ma nel caso di cittadini residenti in Italia è previsto invece che essi si rivolgano a notai della regione in cui almeno una delle parti intervenute ha la residenza o la sede legale. delle parti richiedenti o di alcune di esse.

Se ne può dedurre che – ricorrendo all’analogia – che il Notaio verbalizzante un’assemblea, che si debba svolgere per video conferenza, sia quello competente territorialmente ovvero un Notaio residente nella Regione ove ha sede la società.

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