La legalizzazione (come l’Apostille) rappresenta un onere posto a carico della parte interessata che voglia far valere l’atto formato all’estero in Italia.
- Le firme sugli atti e documenti pubblici o resi pubblici nelle forme previste dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, ecc.) formati all’estero da autorità estere e da valere in Italia sono legalizzate dalle autorità diplomatiche o consolari italiane all’estero.
- Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.
Che cos’è la legalizzazione?
La legalizzazione dei documenti prodotti all’estero consiste nell’attestazione che conferma la carica rivestita da chi sottoscrive l’atto e l’autenticità della firma apposta dallo stesso sul documento al fine di rendere il documento stesso spendibile in un ordinamento diverso da quello che lo ha emanato. La legalizzazione ha la natura giuridica di un atto di certificazione.
La legalizzazione (come anche l’Apostille, della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un’autentica di firma, che non certifica in alcun modo l’autenticità del contenuto dell’atto legalizzato (o apostillato) ma la qualità del soggetto come pubblico ufficiale o autorità estera che ha firmato o rilasciato l’atto o documento.
Pertanto non possono essere legalizzati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una “trasformazione” in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’ Apostille e degli accordi più favorevoli).
Le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano .
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’ Apostille e degli accordi più favorevoli).
Gli atti pubblici e le scritture private autenticate in Stato estero, prima di farne uso nel territorio italiano, devono anche essere depositati presso un notaio esercente in Italia o nell’archivio notarile distrettuale.
Se si tratta di atti pubblici per cui è prevista la pubblicità nel registro delle imprese, questi devono essere depositati obbligatoriamente presso un notaio italiano, che deve effettuare il necessario controllo di legalità; i termini di legge decorrono dalla data del suddetto deposito, ma il deposito per l’iscrizione deve avvenire, comunque, entro il 45° giorno successivo al compimento dell’atto (cioè, dalla data di stipula o di redazione dell’atto all’estero).
Che cosa è l’APOSTILLE?
La Convenzione dell’Aja del 1961 ha sostituito la legalizzazione, sostituendola con un’altra formalità chiamata “Apostille” che si appone sui documenti provenienti dallo Stato estero a cura dei pubblici ufficiali dello Stato stesso e con cui viene certificata la provenienza del documento.
L’Apostille deve essere redatta nella lingua francese o in quella ufficiale dell’autorità che la rilascia. Può anche essere rilasciata in forma bilingue o trilingue, aggiungendo una o due altri idiomi; in ogni caso, il titolo “Postilla” dovrà essere in lingua francese “Apostille”.
La necessità della traduzione dell’Apostille (della sola Apostille e non del contenuto dell’atto, naturalmente) è sicuramente da escludere, poiché il contenuto della stessa è di facile e immediata comprensione, indipendentemente dalla lingua e dai caratteri usati (anche se in caratteri diversi come il greco o il giapponese, Stati che hanno ratificato la Convenzione), dovendo necessariamente corrispondere a ogni singolo rigo (numerato) di cui si compone l’Apostille, su cui devono essere riportate le parole indicate dalla Convenzione.
La Convenzione non si applica ai documenti compilati da agenti diplomatici o consolari e ai documenti amministrativi concernenti direttamente operazioni commerciali o doganali (esempio, certificati di origine).
In Italia le autorità competenti ad Apostillare sono:
- per gli atti giudiziari e notarili: la Procura della Repubblica presso il Tribunale nella cui giurisdizione gli atti sono stati redatti. La stessa è competente a legalizzare le firme dei dipendenti degli uffici giudiziari e dei notai del circondario della provincia;
- per tutti gli altri atti amministrativi, compresi quelli dello stato civile, previsti dalla Convenzione: i Prefetti competenti per territorio, con le eccezioni del Presidente della Regione per la Valle d’Aosta e il Commissario del Governo per le Province di Trento e Bolzano. Gli stessi sono competenti a legalizzare le firme dei dipendenti degli uffici pubblici, compreso lo stato civile, del circondario della provincia.
Dispensa dalla legalizzazione e dall’Apostille (D)
Un’ulteriore categoria è costituita dai documenti provenienti da Stati esteri con i quali esistono accordi anche bilaterali che dispensano da qualsiasi legalizzazione.
Tabella riassuntiva
(L) Paesi per i quali vige il regime della legalizzazione (tutti quelli non indicati nella tabella).
(A) Paesi aderenti alla convenzione dell’Aia dell’Apostille.
(D) Paesi aderenti alla convenzione di Bruxelles con per cui è prevista la dispensa da qualsiasi forma di legalizzazione.
Gli atti e i documenti provenienti da Paesi non compresi nella sotto- riportata tabella/elencazione sono soggetti in ogni caso alla legalizzazione (L).
| ALBANIA | A | ANDORRA | A | ANTIGUA E BARBUDA | A |
| ARGENTINA | A | ARMENIA | A | AUSTRALIA | A |
| AUSTRIA | D | AZERBAIDJAN | A | BAHAMAS | A |
| BAHRAIN | A | BARBADOS | A | BELGIO | D |
| BELIZE | A | BIELORUSSIA | A | BOLIVIA | A |
| BOSNIA ERZEGOVINA | A | BOTSWANA | A | BRASILE | A |
| BRUNEI DARUSSALAM | A | BULGARIA | D | BURUNDI | A |
| CAPOVERDE | A | CILE | A | CINA | A |
| CIPRO | D | COLOMBIA | A | COREA (SUD) | A |
| COSTARICA | A | CROAZIA | D | DANIMARCA | D |
| EL SALVADOR | A | EQUADOR | A | ESTONIA | D |
| FIGI | A | FILIPPINE | A | FINLANDIA | D |
| FRANCIA | D | GEORGIA | A | GERMANIA | D |
| GIAPPONE | A | GRAN BRETAGNA | D | GRECIA | D |
| GRENADA | A | GUATEMALA | A | GUYANA (ex Britannica) | A |
| HONDURAS | A | HONK KONG | A | INDIA | A |
| IRLANDA | D | ISLANDA | A | ISOLE COOK | A |
| ISOLE MARSHALL | A | ISOLE SALOMONE | A | ISRAELE | A |
| ITALIA | KAZAKHSTAN | A | KIRIBATI | A | |
| KOSOVO | A | KYRGYZSTAN | A | LESOTHO | A |
| LETTONIA (documenti dopo il 31.10.2010) | D | LIBERIA | A | LIECHTENSTEIN | A |
| LITUANIA | D | LUSSEMBURGO | D | MACAO | A |
| MACEDONIA | A | MALAWI | A | MALTA | D |
| MAROCCO | A | MAURITIUS | A | MESSICO | A |
| MOLDAVIA (MOLDOVA) | A | MONACO | A | MONGOLIA | A |
| MONTENEGRO | A | NAMIBIA | A | NICARAGUA | A |
| NIUE | A | NORVEGIA | A | NUOVA ZELANDA | A |
| OLANDA (PAESI BASSI) | D | OMAN | A | PANAMA | A |
| PARAGUAY | A | PERÙ | A | POLONIA | D |
| PORTOGALLO | D | REP. CECA (poi CECHIA) | D | REP. DOMINICANA | A |
| ROMANIA | D | RUSSIA (FEDERAZIONE) | A | SAMOA | A |
| SAN CHRISTOPHER E N. | A | SAN MARINO | A | SAN VINCENZO E G. | A |
| SANTA LUCIA | A | SAO TOMÉ | A | SERBIA | A |
| SEYCHELLES | A | SLOVACCHIA | D | SLOVENIA | D |
| SPAGNA | D | STATI UNITI (U.S.A.) | A | SUD AFRICA | A |
| SURINAME | A | SVEZIA | D | SVIZZERA | A |
| SWAIZILAND | A | TAGIKISTAN | A | TONGA | A |
| TRINIDAD E TOBAGO | A | TUNISIA | A | TURCHIA | A |
| TUVALU | A | UCRAINA | A | UNGHERIA | D |
| URUGUAY | A | UZBEKISTAN | A | VANUATU | A |
| VENEZUELA | A | ZIMBABWE | A |
Paesi UE: semplificazione del riconoscimento dei certificati e dei documenti (esenzione da ogni forma di legalizzazione tra paesi membri)
Per effetto dell’entrata in vigore (a decorrere dal 16 febbraio 2019) del Regolamento UE 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea, i documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro, senza necessità di legalizzazione e altre formalità (ad esempio: apostille).
Il Regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è di accertare uno o più dei seguenti fatti:
- nascita;
- esistenza in vita;
- decesso;
- nome;
- matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
- divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;
- unione civile, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata;
- scioglimento di un’unione civile, separazione personale o annullamento di un’unione registrata;
- filiazione;
- adozione;
- domicilio e/o residenza;
- cittadinanza;
- assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza
Ai fini del Regolamento, per documenti pubblici si intendono:
- i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente a una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario (“huissier de justice”);
- i documenti amministrativi;
- gli atti notarili;
- le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti perla data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scritturaprivata;
- documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Statomembro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.
La traduzione
L’atto formato all’estero dovrà poi essere tradotto in lingua italiana.
La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri.
I documenti scritti in una lingua straniera (o più lingue, nel caso di plurilingue), possono essere tradotti in italiano, per l’uso in Italia, da chiunque conosca almeno una delle lingue di origine e l’italiano.
La traduzione deve essere completa, dovendo quindi comprendere (nel caso si tratti di un atto pubblico italiano) anche l’eventuale legalizzazione apposta sull’originale da tradurre; come detto, non è invece strettamente necessaria la traduzione dell’eventuale Apostille.
Una volta effettuata la traduzione (con un programma di videoscrittura e grafica simile all’originale), il traduttore deve procedere personalmente alla successiva asseverazione, tramite la produzione del relativo verbale di giuramento, ricevuto, ai sensi dell’art. 5 del R.D. 9 ottobre 1922, n. 1366, dal Cancelliere di qualsiasi ufficio giudiziario (compreso l’Ufficio del Giudice di Pace).
Un aiuto per la ricerca dei traduttori nelle varie lingue può venire dall’Albo dei Consulenti Tecnici d’Ufficio del Tribunale e dal Ruolo Periti ed Esperti della Camera di Commercio.
È sempre consigliabile informarsi preventivamente, nella Cancelleria interessata, sugli eventuali requisiti localmente richiesti per il traduttore e per le modalità tecniche della traduzione: ad esempio, alcune Cancellerie accettano traduzioni di più documenti con un solo verbale, altre esigono l’iscrizione del traduttore nei registri dei Tribunali o Camere di Commercio, altre ancora hanno una nozione differente della terzietà.
In alternativa, anche ai notai è concessa la facoltà di ricevere atti di asseverazione con giuramento di traduzioni di atti o di scritti in lingua straniera, ai sensi dell’art. 1, n. 4, del R.D.L. 14 luglio 1937, n. 1666, convertito, con modificazioni, dalla legge 30 dicembre 1937, n. 2358.
Infine, esclusivamente per gli atti da trascrivere nello stato civile dei Comuni italiani, il giuramento del traduttore può essere ricevuto direttamente dal relativo ufficiale dello stato civile, ai sensi dell’art. 22 del D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396.
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